エクセルは日本だけでなく世界中で使用されています。では、世界中に普及した理由は何でしょうか？それは「仕事の作業時間を大幅に短縮できる」からです。エクセルは表計算ソフトですが、それに限りません。
一例ですが:
- 売り上げの集計表や原価計算の表などを作り、週計や月計などを自動化する
- 従業員の生年月日を入力したら年齢が自動計算される
- 男女混合のリストから自動的に男性あるいは女性だけを表示させる
- 従業員の男女の数や年代別人数などを自動的にカウントさせる
- 従業員の平均年齢や平均の勤続年数を計算させる
- 日付を入力してそれが週末だったら自動的に文字を赤や青に変える
エクセルが経理だけでなくあらゆる部署で使用されるのはこういった理由からです。自動的に瞬時に計算したり加工したりすることが出来ます。エクセルやパソコンが世の中になかった頃はこういったことは全て手作業でした。電卓を早く正確にたたいたり、文字は手書きできれいに丁寧に書いて罫線なども縦横並行に引くなどのスキルが求められました。経理の人は電卓を高速で正確に叩けますが、そうでなければ電卓をたたくという作業だけでも結構時間を要する作業ですし、叩き間違いというのも頻繁に起こります。それでも例えば計算の数が10や20ならまだしも、100や200あるいは1,000を超える数とかになったらもう人間の手作業ではあまりに時間がかかりすぎます。なので、それを一定の期限内にやろうと思えばそれだけ人数が必要だったわけですが、今はエクセルがそれを一瞬で処理しまい、印刷ボタンを押せば美しいレポートが印刷されるため、過去に3人でやっていた作業が今では1人の仕事になったり、更にその一人は以前よりもマルチタスクのスキルが求められ、効率良く仕事をこなしていくことが益々求められています。
しかし、現実にはエクセルを苦手に感じている人は多いですし、関数にアレルギーを持つ方や印刷の時に綺麗に枠に収めて印刷できなくていつもストレスがたまるとか、仕事でエクセルを使ってても文字を入力したり、合計でSUM関数を使う程度という人も少なくないと思います。ある程度の規模の会社になると、本社が社内で使う報告用のエクセルファイルのテンプレートを予め作成・標準化して、各支社や部署などのユーザーは必要な箇所にだけ文字や数字だけを入力すれば良いという感じになっているところもあると思います。
しかし、そうであっても日々の仕事で自分の成果を出すためにそれとは別に個別に自分でエクセルを使用して数字の分析や情報を管理、収集をしないといけないというケースも多々あると思います。そして、それを効率よく可能であるなら自動化したい。そのためにはエクセルの操作方法を理解しなければなりません。しかし、多くの人がエクセルを苦手に感じるのはこの部分です。何故ならそれらは学校の授業で習ってきたような数学や国語、社会などの教科とはまるで内容が違うからです。
しかし、そうは言ってもパソコンが誰にとっても当たり前の時代になった今、エクセルはマストなツールです。90年代後半のパソコンが広く一般の人たちに普及し始めたころなら、パソコンやエクセルは良くわからないという言い訳は通じましたが、それから20年以上が経っています。厳しい言い方をすればパソコンの電源の入れ方がわからない、キーボードのブラインドタッチが出来ないというのと同じです。そして、エクセルの基本すら理解していないようであれば、どうして将来が安泰と言えるでしょうか？先ほども言いましたが今や世界中の人が使用しています。アメリカや日本だけでなくアジアでもヨーロッパでもアフリカ大陸でも、南アメリカ大陸でもです。50代よりは40代、40代よりは30代、30代よりは20代の方がパソコンやデジタルデバイスに抵抗がなく吸収力も抜群です。
もし、エクセルに苦手意識を持っているのであれば是非、次回以降述べていく基本的な内容を理解できるようになることをお勧めします。About のページにも書きましたが、私も最初の5年ほどはすごく苦手でした。しかし、ある時からあるきっかけによってエクセルの基本の基本が理解できた時に雷に打たれたような衝撃を受けて、そこから自分の仕事の量やレベルが飛躍的にアップしました。その結果、昇進を繰り返すことにつながり、現在は海外に出て世界を相手に挑戦しています。